Электронные документы

ИМЦ предлагает Вам программное обеспечение СБИС

 - 

сеть деловых коммуникаций и обмена электронными документами между компаниями, госорганами и обыкновенными людьми.

Любой документ или отчет, который раньше существовал на бумаге, теперь можно заменить электронным. За пару секунд он будет доставлен и партнеру по бизнесу, и коллеге по работе, а если надо, и в налоговую службу. И, конечно, электронные документы в разы дешевле бумажных.

Более 44% компаний РФ уже используют СБИС для обмена электронными документами.

СБИС позволит вам вывести бизнес на качественно новый уровень. Вы сможете практически мгновенно заключать сделки даже с географически удаленными партнерами.

Подключившись к СБИС, вы сразу же получаете возможность обмениваться документами с более чем 930 000¹ организаций по всей стране, которые уже работают в системе.

СБИС работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, в любом месте, где есть интернет: на компьютере, смартфоне или планшете. Электронные документы будут всегда у вас под рукой.

Электронная подпись, используемая в СБИС, придает юридическую значимость всем электронным документам в системе, а средства криптографической защиты обеспечивают их конфиденциальностью.

СБИС выбирают лидеры своих отраслей:

¹ По данным ФСС, СБИС уверенно занимает 1 место по количеству компаний, сдавших отчетность.

Электронные документы в СБИС - это законно.

ФНС, Минфин и Правительство РФ уже приняли все законы, и сейчас электронные документы могут полностью заменить бумажные.

Подписывать электронные документы можно квалифицированной электронной подписью, полученной в любом аккредитованном удостоверяющем центре России. И, конечно, подойдет та подпись, с помощью которой вы сдаете налоговую отчетность. Если ее нет - не страшно. Вы можете получить электронную подпись в удостоверяющем центре компании ИМЦ. Использование квалифицированной подписи позволяет переходить на электронные документы без заключения дополнительных соглашений.

Электронные документы принимают все контролирующие органы - налоговая, суд, казначейство. Вы можете представить их в любой госорган, как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую электронные документы удобно отправлять через интернет. Получив истребование, выберите документы и нажмите «Отправить». Далее СБИС сам сделает опись, все отправит и уведомит вас о приеме документов инспектором.

Какие документы могут быть электронными?

Электронные документы принимают все госорганы:

Налоговая служба

Арбитражный суд

Казначейство

Электронные документы в СБИС ускоряют работу бизнеса

Каждый день ваши менеджеры печатают, подписывают и отправляют клиентам сотни листов. Бухгалтеры в конце месяца «открыживают» тысячи сделок, проверяя, все ли бумажные документы получены. Затраты на один комплект документов невелики, но если умножить их на количество сделок в месяц, то получится приличная сумма.

СБИС экономит ваши деньги. Каким образом?

Первый шаг. Менеджер привычным образом готовит комплект документов в вашей учетной системе. благодаря системе интеграции. СБИС автоматически загружает документы.

Второй шаг. С помощью СБИС вы подписываете документы и отправляете их контрагенту. Вы можете отправлять документы как комплектом (счет, счет-фактура, накладная или акт), так и по отдельности. А на отправку даже тысячи документов уйдет всего минут 5.

На третьем этапе СБИС доставит электронные документы в любую точку страны быстрее, чем ваш принтер напечатает пару страниц. Получив документы, партнер добавляет к ним свою электронную подпись и отправляет экземпляр с двумя подписями вам.

Четвертый шаг. Вы получаете подписанные партнером документы. В итоге и у вас, и у партнера полный комплект документов со всеми необходимыми подписями. Сделка заключена.

СБИС отлично подходит для работы с электронными счетами-фактурами. Он не только быстро доставляет их по каналам связи до контрагента, но и гарантирует правильность их оформления. Для покупателя снижается риск отказа в зачете НДС, а для продавца - потери времени на переделки документов.

Вы на 60-80% сократите затраты на документооборот и в десятки раз ускорите оформление сделок.

СБИС совместим с любой учетной системой

Если бизнес-процесс уже настроем в вашей системе, то он там и останется. СБИС стыкуется с любой учетной системой, практически не затрагивая работу ваших сотрудников.

Для самых популярных систем (1C, SAP) есть готовые коннекторы.

Вы в своей системе сможете отправлять, получать документы, а также всегда увидите их актуальное состояние. Коннектор для 1C сделан по принципу внешней обработки и устанавливается за 5 минут на любую конфигурацию. Он прекрасно работает как с классическим «толстым» клиентом 1C, так и с веб-версией. Профессионалы 1C по достоинству оценят возможности адаптации обработки под измененные конфигурации 1C.

Если у вас специфичная система - просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС же возьмет на себя их конвертацию в нужные форматы, подписание и отправку, причем будет делать это автоматически и незаметно для вас.

Какую систему используете? СБИС дружит со всеми

Для стыковки с крупными корпоративными системами СБИС обладает программным интерфейсом (API), позволяющим решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.

Вы сможете подписывать и отправлять документы, созданные даже в самой специфичной учетной системе

Хранить документы в СБИС удобно и выгодно

Хранить бумажные документы неудобно - они занимают место, теряются, их сложно искать.

Электронный архив СБИС решает все эти проблемы. Он не занимает места и, конечно, найдет любой документ за пару секунд. Причем искать можно как по реквизитам документа - номеру, дате или сумме, так и по данным контрагента. Профессионалы по достоинству оценят поиск документов по номеру лицевого счета или договору. А если необходимо, то выборку найденных документов вы сможете сохранить в Ехсеl или распечатать.

Хранить документы в электронном виде гораздо надежнее, чем на бумаге.

Электронный документ - это файл. Он не сгорит, не размокнет, не потеряется и не помнется. «Но он может быть удален!» - скажете вы. Да, но только если вы сами этого захотите. Продуманная система прав в СБИС позволит вам держать архив в порядке. Удалять документы можно, но только обладая нужными правами. Причем вначале файлы помещаются в «корзину», чтобы защитить вас от ошибок и гарантировать сохранность важных документов.

Хранить документы в СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере. Сервера СБИС находятся в тщательно защищенном дата-центре. Если хотите, вы можете сделать еще и локальную копию архива. СБИС автоматически будет поддерживать ее в актуальном состоянии.

В СБИС удобно хранить и бумажные документы. Одни раз сделайте скан и работайте дальше уже с ним (сканы принимает даже налоговая). А для связи электронного и бумажного документа отлично подойдет QR-код, который СБИС напечатает на документе.

Электронные документы в СБИС снижают налоговые риски

Из-за отсутствия или неправильного оформления документов происходят до 50% доначислений по НДС и налогу на прибыль. А с 2015 года данная ситуация еще больше усугубилась. Теперь налоговая служба по каждому счету-фактуре проверяет соответствие данных в книге продаж продавца и книге покупок покупателя. Расхождения приводят к доначислению НДС, штрафам и пеням.

Если правильность документов со своей стороны вы можете контролировать, то нерадивых поставщиков - не всегда. СБИС будет держать поставщиков в ежовых рукавицах и не пропустит «рискованные» документы.

На рискованных отношениях большой бизнес не построишь. Грамотное управление рисками - залог успеха!

Как СБИС проверяет документы?

Прежде всего, СБИС выявляет сделки с недействующими поставщиками. Если на дату сделки реквизиты контрагента не найдены в ЕГРЮЛ/ЕГРИП или он числится как недействующий, то СБИС обязательно сообщит вам об этом и защитит от доначисления НДС.

Формат электронных счетов-фактур строго формализован, и СБИС тщательно проверяет каждый документ на его соответствие. Проверенные документы СБИС загрузит в вашу учетную систему автоматически. Это полностью избавляет вас от ошибок ручного ввода и гарантирует их идентичность. А значит, записи в вашей книге покупок будут полностью соответствовать данным в книге продаж вашего поставщика.

Кроме этого в СБИС реализован бесплатный сервис по сверке декларации по НДС. Он позволяет легко и быстро сверить данные вашей книги покупок/продаж со всеми контрагентами и убедиться в корректности вашей декларации по НДС до ее отправки в налоговую.