Электронный транспортный документооборот — важный этап развития ЭДО в России, особенно для сферы B2B. ЭТрН становится одним из самых популярных и запрашиваемых компаниями документов.
Что представляет собой ЭТрН
Электронная транспортная накладная — аналог бумажной и выполняет те же функции: подтверждает заключение договора на транспортно-экспедиторские услуги и расходы на логистические услуги. Утвержденная форма ЭТрН выглядит так.
ЭТрН создают в информационной системе и заверяют квалифицированной электронной подписью. Документ содержит 4 основных титула:
От грузоотправителя со сведениями об участниках перевозки, условиях договора перевозки, водителе, грузе, сопроводительных документах.
От перевозчика со сведениями о приеме груза.
От грузополучателя со сведениями о приеме груза, характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки.
От перевозчика о сдаче груза грузополучателю.
Дополнительные титулы формируются, если меняется пункт доставки, водитель, транспортное средство или стоимость перевозки.
Как работает ЭТрН
Типовая схема выглядит так:Грузоотправитель создает транспортную накладную в своей учетной системе, подписывает квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет по ЭДО. ЭТрН приходит транспортной компании, грузополучателю и водителю в мобильное приложение.
Водитель принимает груз и прямо с телефона подтверждает приемку — подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью (КЭП) или мобильной (МЭП).
Грузополучатель при получении груза подтверждает приемку и тоже подписывает накладную КЭП.
Водитель подтверждает передачу груза в приложении, снова подписывает ее КЭП или МЭП.
Транспортная компания заверяет подписанную накладную КЭП. В итоге у всех участников есть транспортная накладная со всеми подписями.
Что нужно для работы с ЭТрНПриобрести КЭП для сотрудников, которые будут отвечать за отгрузку и приемку: кладовщиков, экспедиторов. Водители могут использовать простую подпись с последующим обязательным заверением ее КЭП перевозчика.
Подключиться к ЭДО — отлично подойдет СБИС. Минтранс формирует реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД.
Заключить соглашения об обмене электронными документами. Их нужно два: первое — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем, второе — между транспортной компанией и водителем.
Проверить наличие необходимой техники. У водителей должны быть смартфоны или планшеты, на складах — планшеты или компьютеры с доступом к программе оператора ЭДО.